办公家具是由材料、结构、外观形式和功能四种因素组成，其中功能是先导，是推动办公家具发展的动力；结构是主干，是实现功能的基础。这四种因素互相联系，又互相制约。由于办公家具是为了满足人们一定的物质需求和使用目的而设计与制作的，因此办公家具还具有功能和外观形式方面的因素。下面阐述这四个要素的主要内容及相互间的关系。
   1、材料
   材料是构成办公家具的物质基础，在办公家具的发展史上，从用于家具的材料上可以反映出当时的生产力发展水平。除了常用的木材、金属、塑料外，还有藤、竹、玻璃、橡胶、织物、装饰板、皮革、海绵等。然而，并非任何材料都可以应用于办公家具生产中，办公家具材料的应用也有一定的选择性，其中主要应考虑到下列因素。 
  （1）加工工艺性。材料的加工工艺性直接影响到办公家具的生产。对于木质材料，在加工过程中，要考虑到其受水分的影响而产生的缩胀、各向异裂变性及多孔性等。塑料材料要考虑到其延展性、热塑变形等。玻璃材料要考虑到其热脆性、硬度等。
  （2）质地和外观质量。材料的质地和肌理决定了产品的外观质量的特殊感受。木材属于天然材料，纹理自然、美观，形象逼真，手感好，且易于加工、着色，是生产家具的上等材料。塑料及其合成材料具有模拟各种天然材料质地的特点，并且具有良好的着色性能，但其易于老化，易受热变形，用此生产办公家具，其使用寿命和使用范围受到限制。
  （3）经济性。办公家具材料的经济性包括材料的价格、材料的加工劳动消耗、材料的利用率及材料来源的丰富性。木材虽具有天然的纹理等优点，但随着需求量的增加，木材蓄积量不断减少，资源日趋匮乏，与木材材质相近的、经济美观的材料将广泛地用于办公家具的生产中。
  （4）强度。强度方面要考虑其握着力和抗劈性能及弹性模量。
  （5）表面装饰性能。一般情况下，表面装饰性能是指对其进行涂饰、胶贴、雕刻、着色、烫、烙等装饰的可行性。
  2、结构
  结构是指办公家具所使用的材料和构件之间的一定组合与联接方式，它是依据一定的使用功能而组成的一种结构系统。它包括家具的内在结构和外在结构，内在结构是指家具零部件间的某种结合方式，它取决于材料的变化和科学技术的发展。如金属家具、塑料家具、藤家具、木家具等都有自己的结构特点。
另外，家具的外在结构直接与使用者相接触，它是外观造型的直接反映，因此在尺度、比例和形状上都必须与使用者相适应。例如座面的高度、深度、后背倾角恰当的椅子可解除人的疲劳感；而贮存类家具在方便使用者存取物品的前提下，要与所存放物品的尺度相适应等。按这种要求设计的外在结构，也为家具的审美要求奠定了基础。 
  3、外观形式
  办公家具的外观形式直接展现在使用者面前，它是功能和结构的直观表现。家具的外观开花依附于其结构，特别是外在结构。但是外观形式和结构之间并不存在对应的关系，不同的外观形式可以采用同一种结构来表现。外观形式存在着较大的自由度，空间的组合上具有相当的选择性，如梳妆台的基本结构都相同，但其外观形式却千姿百态。
   办公家具的外观形式作为功能的外在表现，还具有认识功能，因此，具有信息传达和符号义；还能发挥其审美功能，从而产生一定的情调氛围，形成一定的艺术效果，给人以美的享受。
   4、功能
   任何一件办公家具都是为了一定的功能目的而设计制作的。因此功能构成了家具的中心环节，是先导，是推动家具发展的动力。在进行家具设计时，首先应从功能的角度出发，对设计对象进行分析，由此来决定材料结构和外观形式。 
一般而言，可把办公家具产品的功能分为四个方面，即技术功能、经济功能、使用功能与审美功能。